Onko hyvää tilitoimistoa olemassa? Aivan varmasti on, joka tosin on melko subjektiivinen käsite. Jotkut tilitoimistot pärjäävät jollakin tietyillä sektorilla paremmin kuin muut. Siksi pitäisikin puhua mieluummin tilitoimistosta joka on "sopiva juuri minulle".
Tänä päivänä sopivan tilitoimiston valinta on yllättävän vaikea tehtävä, vaikka tarjontaa on enemmän kuin koskaan. Ennen riitti, että kirjanpitäjä oli tarkka ja sijaitsi lähellä – nyt valintaviidakko on muuttunut monimutkaiseksi teknologian ja erilaisten palvelumallien murroksen myötä.
Suurimmat haasteet
Markkinoilla on kymmeniä eri taloushallinto-ohjelmistoja. Yrittäjän on vaikea tietää, mikä niistä taipuu parhaiten oman yrityksen tarpeisiin ja mikä tilitoimisto hallitsee juuri sen parhaiten. Myös hinnoittelumallit vaihtelevat kiinteistä kuukausihinnoista tapahtumaperusteisiin laskutuksiin ja tuntiveloituksiin. Kokonaiskustannusten arvioiminen on usein hakuammuntaa ennen ensimmäistä laskua.
Perinteinen ”kuittien tallentaja” on siis katoamassa - tai oikeastaan on kadonnut jo. Nyt yritykset tarvitsevat strategista konsulttia, mutta saattaa olla vaikea tunnistaa sitä onko tilitoimistolla aitoa kiinnostusta yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen, vai onko kyseessä vain automatisoitu ”tilitehdas”.
Vaikka prosessit ovat digitaalisia, luottamus rakentuu ihmisten välille. Suurissa ketjuissa yhteyshenkilö saattaa vaihtua tiheään, kun taas pienissä toimistoissa osaaminen voi olla yhden ihmisen varassa. Lopulta vaikeus piilee siinä, että yrittäjä ei osta vain kirjanpitoa, vaan mielenrauhaa ja riskienhallintaa. Oikean kumppanin löytäminen vaatii huolellista taustatyötä ja uskallusta kysyä muutakin kuin pelkkää hintaa.
Mitä sitten pitäisi kysyä?
Tässä joitakin peruskysymyksiä pohjaksi joita voi esittää:
- Mitä ohjelmistoja käytätte ja miksi juuri niitä? Varmista, että ohjelmisto skaalautuu yrityksesi kasvaessa.
- Miten matkalaskut ja kuitit toimitetaan?
- Onko teillä valmiit integraatiot käyttämääni verkkokauppaan/kassajärjestelmään? Automaatio säästää rahaa ja vähentää virheitä.
- Kuka on nimetty kirjanpitäjäni ja kuka häntä tuuraa? On tärkeää tietää, keneen olet yhteydessä ja kuka tuntee yrityksesi luvut.
- Mikä on kokemuksenne toimialastani? Eri aloilla (esim. rakentaminen, ravintola-ala tai vientikauppa) on omat verotukselliset erikoisuutensa.
- Miten nopeasti vastaatte kysymyksiin? Sopikaa vasteajoista, jotta et jää odottamaan vastausta viikoiksi kiireen keskellä.
- Mikä on palvelun arvioitu kokonaishinta kuukaudessa? Pyydä erittely, joka sisältää ohjelmistomaksut, kirjanpitotyön ja mahdolliset lisäkulut.
- Mitä lisätyöt maksavat? Kysy tuntihintaa esimerkiksi budjetoinnille, verosuunnittelulle tai yhtiömuodon muutoksille.
- Miten raportoitte luvut minulle? Pelkkä tuloslaskelma sähköpostilla ei usein riitä; pyydä selkeää, visuaalista raportointia, joka auttaa päätöksenteossa.
Listaan kun lisäät omaa mieltä askaruttavia asioita, niin uskon että näillä pääset jo pitkälle kun kilpailutat tilitoimistoa.